一、客户简介

湖北省麦吉丽化妆品科技有限公司，是麦吉丽集团旗下核心经营主体，集化妆品研发试验、产品运营、技术转化为一体，对接集团武汉亚太研发中心、宜昌智能生产工厂、多地办公及体验网点，业务覆盖配方研发、功效测试、生产制造、品牌市场运营等板块。

企业资产类型复杂多元，包含实验室精密检测分析仪器、生产车间乳化、灌装自动化生产设备、仓储物流设备、IT 服务器、办公终端、市场展示样机、工装器具等大量高价值资产。除内部正式员工外，日常还有大量外部合作人员、外包工程师、项目顾问、第三方检测人员需要临时使用部分设备资产。

随着研发迭代加速、产线持续扩容，原有 Excel 分散台账模式已经难以适配多厂区、多人员类型的资产管理需求。经过多方对比选型，企业上线易点易动固定资产管理，开展历史存量资产实施数据导入，同时落地外部员工账号管理、精细化分级权限配置，搭建适配美妆研发生产企业的全生命周期固定资产数字化管理平台。

二、项目背景

美妆研发制造企业资产有着明显行业特征：研发实验室精密仪器单价高、生产车间大型设备维保要求严格，资产分散在研发实验室、洁净生产车间、仓储仓库、各办公点位；除内部正式员工外，大量外部合作顾问、外包技术人员会临时领用、借用部分仪器设备，需要对外部人员做独立账号与权限管控。

上线系统之前，麦吉丽科技依靠多套 Excel 表格分别登记实验室、车间、办公资产，历史存量资产数量大，前期纸质、旧表格沉淀大量历史数据，整理核对工作量巨大。

同时在人员管理上存在现实难题：外部合作人员没有企业内部员工账号，借用仪器、设备只能走线下纸质登记，资产借用、归还缺少线上记录；不同部门、不同岗位人员查看、操作系统的权限没有做隔离，存在关键设备台账数据越权查看、误修改的风险。

手工台账模式下，资产盘点依靠各部门人工填表汇总，账实核对耗时久；研发仪器、生产设备维保记录分散，财务折旧依靠手工计算，内审、设备合规核查调取资料十分繁琐。

为解决历史资产数据治理、外部人员资产借用管理、分级权限管控、资产全流程线上追溯等一系列问题，麦吉丽科技引入易点易动固定资产管理。项目重点落地三大实施内容：存量历史资产部分实施数据导入、外部员工账号体系搭建、全系统精细化权限设置，实现从资产入库、领用借用（含外部人员）、调拨、维保、盘点、报废处置全流程线上闭环。

三、业务挑战

1. 存量历史资产基数大，历史台账数据杂乱
   企业多年积累大量固定资产，分散在多个 Excel、旧台账文档，部分资产字段缺失、存放地点、责任人信息不全；直接全部重新手工录入工作量极大，需要专业实施做数据清洗、校验、部分批量导入，同时保证导入后的数据可用于后续盘点与财务对账。
2. 存在大量外部人员资产使用场景，缺少对应的账号与流程管控
   研发、测试项目经常引入外部顾问、外包工程师、第三方检测人员，这类人员不属于企业正式员工，原有模式只能线下纸质登记借用设备；没有独立系统账号，借用、归还、交接无线上留痕，资产归还情况不好跟踪，容易出现仪器设备逾期未归还的风险。
3. 系统权限没有做精细化隔离，数据安全存在隐患
   研发精密仪器、生产关键设备属于企业重要资产，不同部门岗位应当只能查看权责范围内资产；旧模式下无法区分管理员、部门资产专员、普通员工、外部人员的数据访问边界，部分人员可以越权查看、修改不属于自己管辖的核心资产台账，存在数据泄露、误操作风险。
4. 多厂区资产分散，手工盘点效率低下，账实不符
   资产分布在研发实验室、十万级洁净生产车间、仓库、办公区多个地点，生产设备体积大、实验室仪器数量多；传统人工盘点需要多部门协同，填表汇总耗时长，盘点结果没有完整操作日志，盘亏盘盈问题很难定位责任人。
5. 研发、生产设备维保管理不规范，业财对账效率低
   精密检测仪器、灌装生产设备需要定期保养维护，维保记录散落在各个部门人员手里；资产折旧手工统计，资产变动信息不能及时给到财务，月度对账、内部审计需要跨部门收集大量纸质资料。

四、解决方案

麦吉丽科技选用易点易动固定资产管理，依托平台完整的全生命周期资产管理能力，结合实施服务完成存量资产部分数据导入，搭建外部员工管理体系，配置精细化分级权限，覆盖集团多厂区资产，实现固定资产从采购入库、标签赋码、领用借用（支持外部人员）、调拨变更、维修维保、盘点、报废处置全流程线上管理。

（一）易点易动固定资产基础能力落地

完整启用全部核心模块：资产入库、领用退库、借用归还、资产调拨、实物及财务信息变更、附属资产与配件管理、维修维保登记、清理报废；移动端 APP 扫码盘点、全套多维度资产分析报表；支持多级资产分类、标签模板自定义、RFID 盘点、员工自助门户。

实现一物一码管理，每台研发仪器、生产设备、办公资产生成唯一资产卡片，完整记录资产基础信息、存放位置、使用责任人、财务折旧信息、全部历史操作履历。

（二）实施专项一：存量历史资产部分实施数据导入

针对企业历史存量资产现状，实施团队开展专项的数据迁移服务：

• 收集企业现有多版本 Excel 历史资产台账，对数据做清洗处理，补全缺失关键字段，剔除重复、无效资产记录；
• 区分可以直接批量导入的数据，和需要现场核对后再录入的实物资产，做部分实施数据导入；批量导入完成后，保留部分需要现场实物核对的资产，由各部门资产专员现场确认后补录；
• 导入完成后做多轮数据校验，核对资产数量、原值、存放地点、责任人信息，保证导入后台账可用于后续盘点；
• 批量生成资产标签，打印后完成现场贴码，完成历史存量资产数字化建档，不用全部从零手工录入，大幅降低历史资产上线工作量。

（三）实施专项二：外部员工账号体系搭建，支撑外部人员资产借用归还

针对外包工程师、项目顾问、第三方检测人员等外部合作人员使用资产的业务场景，在系统中搭建独立的外部员工账号管理体系：

• 在员工管理模块新增外部人员档案，建立独立外部账号，外部账号和内部正式员工做身份区分；
• 严格限定外部账号功能范围：外部人员仅可以发起资产借用申请、归还申请，查看本人名下借用的资产；不能浏览全量资产台账，不能修改资产基础、财务信息；
• 外部人员发起借用需要走内部审批流程，由对应项目负责人 / 资产管理员审批通过后方可借用；资产到期系统自动推送归还提醒；外部人员离职 / 合作结束，管理员可一键禁用账号，强制校验名下资产全部归还；
• 外部人员全部借用、归还操作完整留存系统日志，审计时可以直接检索外部人员全部资产操作记录，解决过去纯纸质登记无留痕的管理漏洞。

（四）实施专项三：精细化权限设置，落实最小权限原则

按照美妆企业集团多级管理架构，基于功能权限 + 数据权限双维度完成整套权限配置：

• 集团超级管理员：拥有全部功能，可查看全公司所有厂区、所有部门全部资产数据，可以配置角色、账号、权限；
• 部门资产管理员：仅可以管理本部门 / 本厂区管辖范围内资产，只能查看自己权责内资产，不能跨部门修改其他厂区核心设备台账；
• 内部普通员工：仅可查看自己名下在用资产，可以发起本人的领用、报修申请；
• 外部员工账号：严格限制，仅可查看本人借用资产，仅允许借用、归还申请操作，无其他数据查看修改权限。

针对研发核心精密仪器、生产关键设备，进一步做数据权限隔离，只有指定管理员可以编辑财务、维保关键字段；所有授权变更操作全部日志留痕，满足企业信息安全与内控审计要求。

（五）资产全生命周期闭环业务流程

• 采购入库赋码：新采购的生产设备录入系统生成资产卡片，打印二维码 / RFID 标签完成贴码；
• 领用与借用（支持内部 + 外部人员）：内部员工、外部合作人员都可以线上发起领用、借用申请，经过对应负责人审批；借用到期系统自动提醒归还；
• 调拨与信息变更：资产跨实验室、跨车间调拨线上审批流转，自动更新存放地点、使用人；实物信息、财务信息变更全部线上操作留痕；
• 维修维保管理：研发仪器、生产灌装设备登记维修、定期维保计划，系统自动提醒维保到期，完整保存维修维保记录；
• 智能盘点：支持网页端、手机 APP 扫码盘点、RFID 批量盘点；集团可以下发全域盘点任务，各厂区、各部门分别执行盘点；系统自动生成盘盈盘亏差异报表，跟进差异处理；
• 资产处置报废：达到使用年限或者损坏的设备，线上提交报废审批，审批完成完成资产处置，记录处置信息；
• 报表分析：利用系统内置报表，统计各厂区资产、闲置资产、维保到期资产、员工（含外部员工）名下资产，给管理决策提供数据支撑。

五、项目总结

湖北省麦吉丽化妆品科技有限公司作为美妆研发制造型企业，同时面临多厂区资产分散、大量历史存量资产治理、外部合作人员临时借用设备、核心资产数据安全权限管控等多重现实管理诉求。普通简易资产管理系统无法兼顾历史数据导入、外部人员账号、细粒度权限这一类落地实施需求。

易点易动固定资产管理，结合专业实施服务，完成部分实施数据导入、外部员工账号搭建、精细化权限设置，实现研发精密仪器、自动化生产设备、办公资产的全生命周期数字化管控。

1. 历史数据平滑迁移：通过专业实施服务完成存量资产部分数据导入，大幅降低历史资产建档工作量，导入数据可直接用于盘点与财务对账；
2. 外部人员合规借用：独立外部员工账号体系保障外包、顾问、检测人员规范借用归还资产，逾期自动提醒，操作全程留痕；
3. 精细化权限安全管控：功能 + 数据双维度权限配置，集团、部门、普通员工、外部人员权限边界清晰，核心资产数据安全有保障；
4. 多厂区资产一盘管理：研发实验室、洁净车间、办公区资产统一平台，扫码盘点与 RFID 批量盘点结合，盘点效率与账实准确率显著提升；
5. 维保与业财联动：研发、生产设备维保计划自动提醒，资产折旧与变动数据实时同步，业财对账效率大幅提升。

易点易动凭借完整资产全生命周期管理底座、灵活可配置权限体系、成熟实施服务体系以及外部人员账号等扩展能力，深度适配美妆研发制造企业多厂区、多人员类型、合规要求高的资产管理场景，为麦吉丽打造覆盖研发、生产、办公、外部合作全场景的固定资产数字化管理平台，持续支撑美妆企业研发迭代与产能扩张。