一、客户简介

湖南中大设计院有限公司是中南大学所属国有科技型企业、国家高新技术企业、综合甲级勘察设计院。业务覆盖交通、建筑、岩土、工程检测四大板块，下设多部门与分支机构，专业技术人员超 400 人，资产遍布多区域办公场所，对办公电脑、绘图设备、检测仪器、家具、项目现场资产等固定资产规范化管理要求极高。

二、项目背景

随着分支机构增多、项目现场分散、资产跨部门频繁调拨，传统 Excel 台账 + 人工记录模式已无法满足管控需求：资产分布散、去向不清、台账不准、盘点耗时、维保无记录、重复采购与闲置并存。为实现账实一致、流程规范、高效盘点、全程可追溯，湖南中大设计院经过选型，正式上线易点易动固定资产管理系统，构建适配勘察设计行业的轻量化、标准化资产管控体系。

通过引入移动扫码盘点及全生命周期功能，将分散在多地的设计设备、检测仪器、办公资产统一纳入数字化平台，实现从被动管理向主动高效管控转型。

三、业务挑战

1. 资产台账不清：多部门、多区域资产无统一台账，信息更新滞后，数量、位置、使用人、状态无法实时掌握，账实不符严重。
2. 日常流转混乱：领用、借用、调拨、退库依赖线下沟通，无审批留痕，资产去向不明、责任不清，管理成本高。
3. 盘点效率极低：资产分散在办公区与项目现场，人工盘点周期长、易漏盘错盘，结果无法追溯，耗费大量人力。
4. 维保与履历缺失：维修、保养无统一记录，设备故障影响办公与检测效率，资产全生命周期履历不完整，财务核销难。
5. 数据统计困难：资产清单、分类汇总、部门占用、闲置资产等报表依靠人工汇总，无法支撑管理决策与财务对账。

四、解决方案

湖南中大设计院全面落地易点易动固定资产管理系统，聚焦勘察设计行业核心痛点，实现资产全流程数字化管控与移动化协同，尤其以移动扫码盘点为亮点，彻底解放盘点压力。

（一）统一资产台账，一物一档可追溯

• 标准化资产卡片：统一编码、分类、区域，完整记录资产基础信息、使用部门、责任人、存放地点、附件及财务信息，支持批量导入与自定义字段。
• 一物一码一档：自动生成唯一二维码/RFID标签，支持标签一键打印，扫码即可查看资产全貌、操作履历，从源头杜绝台账混乱。
• 关联附属资产：针对绘图仪、检测仪器等主设备可挂载配件/附属资产，清晰掌握完整资产结构。

（二）日常流程线上化，全程留痕可管控

• 全面覆盖资产入库、领用、退库、借用、归还、调拨（跨部门/跨区域）、变更、维修、报废全流程。所有环节线上发起、审批、确认，权责清晰，杜绝资产流失。
• 支持移动端审批，资产调拨自动通知接收人，交接记录永久保存；逾期未归还可自动提醒，降低资产闲置与遗失风险。
• 审批流程可自定义配置，适配设计院多层级管理架构，实现从部门到院级的灵活流转。

（三）移动扫码盘点，快速高效零误差

• APP+二维码极速盘点：员工通过手机APP扫描资产二维码即可完成盘点，支持多人同时盘点、任务分区进行，结果实时合并，差异报表自动生成。
• 离线盘点模式：在项目现场无网络环境下也可扫码记录，恢复网络后自动上传，确保盘点数据不遗漏。
• 盘点效率提升80%以上：从过去全院集中盘点耗时数周缩短至2-3天，准确率提高至99%以上，彻底告别人工纸质勾选。
• 自定义盘点计划：支持按部门、区域、资产分类灵活创建盘点任务，自动通知责任人，盘点进度可视化。

（四）维修信息登记，设备状态可跟踪

• 员工通过扫码快速报修，自动关联资产信息；维修人员线上接单、登记维修情况及费用，形成完整维修履历。
• 支持维保计划创建与到期提醒（如仪器年检、设备保养），预防性维护避免设备突发故障影响项目进度。
• 按设备/部门统计维修成本，为资产更新预算提供数据支撑。

（五）多维度报表，数据支撑决策

• 内置资产清单、资产履历、分类汇总、部门汇总、使用状态统计、月增加对账、清理清单、闲置资产报表、折旧模拟等20余种报表。
• 自动汇总资产占用率、周转率，支持一键导出，满足财务月结、审计及管理层经营分析需求。
• 领导驾驶舱展示关键指标，资产分布地图一览无余，辅助科学决策。

（六）基础配置与权限，适配集团化管理

• 支持组织架构（公司/部门/项目组）、资产分类、区域库位、标签模板、自动编码规则统一配置，实现全院标准化。
• 分级权限管控：按角色（资产管理员、部门负责人、普通员工、财务等）设置功能权限与数据范围，确保数据安全合规。
• 支持与企业微信、钉钉集成，统一待办消息，提升协同效率。

五、项目总结

湖南中大设计院通过易点易动固定资产管理系统，成功完成从分散混乱到统一规范、高效透明的资产数字化转型。以移动扫码盘点为切入点，结合全生命周期流程管控，彻底解决了多区域、多部门资产管理难题，为勘察设计行业提供了高性价比的轻量化资管标杆实践。

项目上线后，企业达成显著成效：

• 资产台账统一准确，一物一档全程可追溯：全院资产统一编码入库，账实一致率由不足70%提升至98.5%，每条操作记录清晰可查，审计应对效率提升显著。
• 日常流转线上闭环，责任到人：领用、调拨、借用线上审批率100%，资产去向实时可视化，管理风险大幅降低，资产流失率下降80%。
• 盘点高效精准，人力成本大幅缩减：移动扫码盘点使得年度大盘点周期从3周缩短至2天，盘点人力减少70%，盘盈盘亏实时确认，告别反复对账。
• 维修履历完整，设备可用率提升：维修工单线上闭环，故障平均处理时长缩短45%，关键检测设备维保计划执行率100%，保障业务连续性。
• 报表自动生成，财务对账零延误：各类资产报表一键导出，每月对账时间由5天降至0.5天，财务合规性大幅增强。
• 闲置资产盘活，采购成本下降：通过闲置资产库跨部门共享调拨，全年减少重复采购约18%，资产利用率提升42%。
• 全员参与移动协同，管理负担减轻：员工通过手机自助查询名下资产、扫码报修、参与盘点，管理员事务性工作量减少55%，形成“人人都是资产管理员”的良好氛围。

易点易动以轻量化部署、移动扫码盘点、全生命周期管控、灵活自定义能力，完美契合湖南中大设计院多区域、高合规、重实效的资产管理诉求，助力设计院实现资产数字化、规范化升级，为科研设计类单位树立资产高效运营新典范。