一、客户简介

珠海金山办公软件有限公司是国内头部信创办公软件高新技术企业，核心产品包含 WPS Office、WPS 365、WPS AI，全国设立珠海总部、北京、上海、成都、深圳等多处研发中心与分支机构，员工规模近两千人，研发团队占比超 70%。

作为软件研发型企业，公司固定资产以高价值 IT 类资产为核心，覆盖研发服务器、测试终端、开发笔记本、台式机、显示器、外设配件、网络交换机、存储设备，同时包含各类商用软件授权、办公家具、影音会议设备、研发工装等多类资产。研发人员流动性大、设备高频跨部门调拨、软件授权合规管控要求严苛，企业内部统一部署OA作为全员协同审批平台，配套财务 ERP 系统承载资产折旧、成本核算。

传统 Excel 台账 + 线下纸质单据模式无法适配海量 IT 资产、软件授权全生命周期管控需求，经过多轮资产管理产品功能、OA集成、自定义能力对比，金山办公最终落地易点易动固定资产管理系统，搭建适配科创软件企业的全域资产数字化管控平台，打通OA协同、财务 ERP 数据链路，实现硬件资产、软件授权一体化线上管理。

二、项目背景

随着 WPS AI、政企云业务持续扩张，金山办公各研发分部设备、软件授权数量逐年激增，原有线下资产管理模式暴露出大量管理堵点：

1.研发笔记本、测试机、服务器、软件授权分散登记，多分部无统一资产编码，账实不符、离职设备不回收、闲置高价值研发设备无法统筹调配问题频发；

2.软件授权无独立线上台账，商用开发工具、设计软件采购数量、到期时间、使用人全靠人工记录，极易出现超授权使用、授权过期未续费，存在版权合规风险；

3.资产领用、调拨、报废、维保全走纸质单据，OA内审批流程与资产台账完全割裂，审批结果无法自动同步资产状态；

4.年末人工盘点覆盖全国研发网点，数千台 IT 设备盘点周期长达数周，盘点数据手工汇总，无法快速定位丢失、闲置资产；

5.资产折旧、成本数据需要行政手工同步财务 ERP，重复录单易出错，月度资产对账效率低下；

6.软件研发业务迭代快，需要灵活自定义资产表单、审批流程，传统固定化系统无法快速适配新增测试设备、授权品类管理需求。

为统一集团全域 IT 资产、软件授权管控，打通OA、财务 ERP 数据，实现全生命周期数字化闭环，金山办公选用易点易动固定资产管理系统，依托完整资产功能、OA深度集成、灵活自定义，完成全分支机构资产统一线上管理。

三、业务挑战

结合软件研发企业高流动人员、海量 IT 设备、软件合规管控、多分支机构布局特点，传统手工台账五大核心痛点突出：

1. IT 硬件资产台账混乱，跨分部难以统筹盘活：珠海、北京、成都等多研发中心设备独立登记，无集团统一台账；研发设备、测试终端跨部门、跨城市调拨无线上流程，员工离职笔记本、测试平板回收管控缺失，大量高配置研发设备闲置重复采购，资产利用率偏低。
2. 软件授权无标准化管理，合规风险突出：各类编程、设计、测试软件授权分散记录，无法实时统计授权数量、到期日期、对应使用设备；超量安装商用软件、授权过期未及时续费，极易遭遇厂商版权审计，带来处罚隐患。
3. OA协同与资产流程割裂，审批效率低下：资产领用、调拨、维保、报废申请只能单独登录资产管理系统提交，无法在OA发起；审批待办不推送OA，管理层容易遗漏单据，资产状态变更需人工同步台账，流程流转周期长。
4. 盘点、业财对账人工成本极高：全国各分部数千台 IT 设备年末线下盘点，人工核对耗时久、差错率高；资产新增、报废折旧数据需要行政逐条录入财务 ERP，月度对账占用大量人力。
5. 资产表单流程固定，无法适配研发业务迭代：新增 AI 测试设备、专项软件授权时，原有表格无法新增专属字段，定制开发周期长、成本高，难以快速匹配研发部门资产新增管理需求。

四、解决方案

易点易动固定资产管理系统针对金山办公软件科创行业特性，落地全域硬件资产 + 软件授权一体化管控方案，深度集成OA协同、财务 ERP，依托灵活配置表单流程，完整覆盖资产从采购入库到报废全生命周期。

（一）全品类资产标准化电子台账（硬件 + 软件双管控）

• 硬件资产统一建档：搭建集团统一资产编码体系，区分研发服务器、测试终端、笔记本、网络设备、会议设备、办公资产六大分类，完整记录设备型号、配置、存放研发中心、使用人、维保、折旧信息，支持批量打印二维码 / RFID 标签；
• 独立软件授权管理模块：新增软件资产台账分类，录入软件名称、版本、采购套数、到期时间、授权绑定设备、供应商，系统到期自动推送提醒，实时统计授权占用数量，杜绝超授权安装；
• 附属配件单独管理：鼠标、拓展坞、测试工装等附属设备绑定主研发设备，随主机同步调拨、回收，完整记录配件流转履历。

（二）资产全生命周期线上闭环流程

覆盖资产入库、领用、借用、跨分部调拨、实物变更、维修维保、盘点、报废全线上操作：

• 线上领用与调拨：员工线上发起领用、归还、设备交接申请，支持研发设备跨城市调拨，调入分部管理员线上确认后生效；
• 移动端报修维保：设备故障移动端扫码报修，系统自动生成维修工单，记录维修记录、更换配件，维保到期分阶段推送预警；
• 报废审批闭环：报废流程多级线上审批，报废资产自动从在用台账剥离，区分在用、闲置、报废、维保多状态；
• 移动智能盘点：移动端全员扫码盘点，研发人员自助盘点名下设备，系统自动生成盘盈盘亏报表，全国分部盘点效率大幅提升。

（三）OA深度一体化集成（表单 / 待办 / 单点登录）

• OA组织自动同步：系统每日同步OA组织架构、员工账号，无需手工维护人员信息，人员调动资产自动提醒交接；
• OA工作台业务表单：资产领用、调拨、报修、报废申请全部嵌入OA工作台，员工无需切换系统即可发起单据；
• 审批待办实时推送：所有资产审批、盘点通知、维保到期、软件授权预警自动推送OA消息，管理层在OA审批中心一键处理；
• OA单点登录：员工OA扫码直接进入资产管理系统，免账号密码登录，降低操作门槛。

（四）财务 ERP 数据自动同步，简化业财对账

资产新增、报废、折旧数据通过接口自动推送财务 ERP，无需行政手工重复录入；系统内置月增加对账、折旧粗算报表，财务可直接导出匹配账务数据，月度资产对账工作量大幅缩减，账实、账财数据保持统一。

• 自动推送：资产入库、领用、调拨、报废全流程数据自动同步财务系统；
• 折旧同步：资产折旧信息实时同步，财务系统自动计提折旧；
• 对账报表：内置月增加对账、折旧粗算报表，财务一键导出核对；
• 数据统一：消除行政手工录单误差，账实、账财数据高度一致。

（五）灵活自定义，适配研发业务迭代

依托 aPaaS 底座，无需定制开发，后台可视化配置：

• 自定义资产表单字段：新增 AI 测试设备、专项软件授权专属登记字段，记录测试用途、授权编号、项目归属；
• 差异化审批流程：区分普通办公资产、高价值研发服务器、软件授权三类审批链路，高价值资产增加财务、研发负责人复核节点；
• 自定义数据报表：按需搭建研发设备闲置统计、软件授权到期汇总、跨分部资产分布看板，支撑管理层成本管控决策。

（六）多维度资产分析报表

系统内置资产清单、资产履历、分类汇总、闲置资产共享、维保到期、软件授权统计表，按研发分部、部门隔离数据权限，总部可查看全局资产分布、闲置设备清单，统筹跨分部调配研发设备，减少重复采购。

• 资产全景看板：实时展示全国各分部资产总量、分类分布、使用状态；
• 闲置资产共享：自动汇总闲置高价值设备清单，支持跨分部调配申请；
• 软件授权统计：按软件类别统计授权数量、占用率、到期预警，辅助采购决策；
• 数据权限隔离：按研发分部、部门配置数据查看范围，保障信息安全。

五、项目总结

珠海金山办公落地易点易动固定资产管理系统后，软件企业 IT 硬件 + 软件授权双重管控难题全面解决，数字化管理价值清晰落地：

1. 集团统一资产台账：覆盖全国研发分部，研发设备、软件授权全线上建档，授权到期自动预警，彻底规避软件版权审计合规风险，闲置研发设备跨分部统筹调配，大幅减少设备重复采购成本；
2. OA全链路深度集成：资产申请、审批、消息提醒统一在OA处理，员工无需切换多系统，资产流程审批效率显著提升，人员离职设备自动提醒回收，资产流失问题得到管控；
3. 移动端智能盘点 + ERP 自动同步：全国分部盘点周期大幅缩短，资产折旧、新增数据自动同步财务，业财对账人工工作量下降 70%，账实、账财数据高度统一；
4. 可视化配置能力：无需定制开发即可新增研发专属字段、审批流程，快速适配 WPS AI、新项目测试设备扩张需求，系统迭代灵活、运维成本低。

易点易动依托完整软硬件资产管控功能、OA原生集成、灵活自定义，适配软件科创企业人员流动大、IT 资产繁多、软件授权合规管控的特殊场景，为金山办公搭建全国研发中心一体化数字化资产平台，持续支撑 WPS 系列产品与 AI 业务规模化研发。